به منظور تحقق اهداف کانون در اجرای مواد 4 اساسنامه و 5 آئین‌نامه اجرائی کانون تعیین شرح وظایف کمیسیون‌های تخصصی کانون موضوع ماده 4 آئین‌‌نامه در دستور کار چهارمین جلسه هیئت مدیره کانون در تاریخ  26/11/1396 قرار گرفت و شرح وظایف هر یک از کمیسیون‌ها به شرح زیر تعیین گردید:

 

الف) کمیسیون اطلاع‌رسانی، آمار و انفورماتیک

1- تهیه و طبقه‌بندی آمار دفاتر ازدواج و طلاق به همراه آدرس و شماره تماس به تفکیک هر استان و اطلاع‌رسانی به اعضای کانون و مردم

2- تهیه و طبقه‌بندی آمار از وقایع ثبت شده ازدواج و طلاق به تفکیک هر استان با هماهنگی واحد آمار سازمان ثبت اسناد و احوال

3- فراهم کردن زمینه‌های لازم اعم از حقیقی یا مجازی جهت اطلاع‌رسانی‌های لازم به اعضای کانون و مردم

4- طراحی مقدمات لازم جهت ایجاد ارتباط سیستمی اعضاء با یکدیگر و کمیسیون‌های کانون از طریق اتوماسیون اداری و شبکه

5- مدیریت پایگاه اطلاع‌رسانی کانون و درج اخبار و اطلاعات با نظر رئیس یا نایب رئیس هیئت مدیره

6- همکاری با اعضای کانون در خصوص ثبت الکترونیکی وقایع ازدواج و طلاق اعم از سخت‌افزاری یا نرم‌افزاري و ارائه راهکارها و آموزش‌های لازم و عنداللزوم تشکیل کارگروه ویژه

7- هماهنگی مستمر با واحد انفورماتیک سازمان ثبت اسناد و ثبت احوال

8- هماهنگی با کمیسیون آموزش جهت تهیه کلاس‌های آموزشی مجازی برای اعضای کانون

9- انجام کلیه مراحل اجرایی جهت چاپ و انتشار جزوه، مقاله و عنداللزوم مجله با هماهنگی کمیسیون‌های حقوقی و آموزشی

10- انجام کلیه مقدمات لازم جهت دریافت نقطه نظرات، پیشنهادات و انتقادات اعضاء و ارسال آن به هیئت مدیره و انجام نظر سنجی به صورت کاملا صحیح و قابل اطمینان

11- انجام کلیه امور مربوط به صدور کارت شناسائی برای اعضای کانون

12- تدوین و طبقه‌بندی سوالات تخصصی همکاران به همراه پاسخ کمیسیون مربوطه

13- تدوین و طبقه‌بندی قوانین و بخشنامه‌های مربوط به دفاتر ازدواج و طلاق

14- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون

15- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

ب) کمیسیون آموزش و پژوهش

1- بررسی، پژوهش و اظهار نظر در خصوص قوانین و مقررات و آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های ثبتی

2- تهیه جزوه یا سی‌دی از مجموعه‌های آموزش تخصصی برای اعضاء

3- برگزاری جلسات و نشست‌های  علمی و آموزشی به صورت حضوری و مجازی

4- تشکیل کارگاه‌های آموزشی و دعوت از اساتید حوزه و دانشگاه، قضات، وکلا و سردفتران با تجربه برای تبادل نظر با همکاری کمیسیون حقوقی و قضایی

5- رایزنی با نهادهای آموزشی و مراکز دانشگاهی جهت فراهم شدن ادامه تحصیل اعضاء در مقاطع عالیه

6- برگزاری مسابقات علمی جهت ارائه مقالات تخصصی از جانب اعضاء

7- برگزاری همایش‌های علمی با همکاری مراکز علمی و دانشگاهی

8- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون

9- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

پ) کمیسیون امور استان‌ها

1- انجام کلیه امور مربوط به تاسیس شعبه یا نمایندگی کانون دراستان‌های کشور ظرف مدت یکسال

2- ایجاد امکان ارتباط موثر با شعب یا نمایندگی‌های کانون در استان‌ها

3- دریافت نقطه نظرات و مشکلات اعضای شعب یا نمایندگی‌ها و انتقال به هیئت مدیره

4- هماهنگی‌های لازم جهت بهره‌برداری شعب یا نمایندگی‌ها از مزایای کانون

5- ارسال نکات آموزشی و دستورالعمل‌های اجرائی و حقوقی به شعب یا نمایندگی‌ها جهت ایجاد وحدت رویه

6- نظارت بر عملکرد شعب یا نمایندگی‌ها و ارسال گزارش به هیئت مدیره

7- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون اموراستان‌ها

8- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

ت) کمیسیون امور اداری (شهرداری، دارائی، ثبت احوال و ثبت اسناد)

1- تشکیل حداقل یک جلسه در ماه با حضور مسئول, دبیر و منشی کمیسیون جهت بررسی و رفع مشکلات اداری اعضای کانون و تعیین خط مشی و سیاست کاری کمیسیون

2- اجرای مصوبات و سایر موارد ارجاعی از جانب هیئت مدیره

3- جمع‌آوری و طبقه‌بندی کلیه قوانین، بخشنامه‌ها و آراء و مستندات مربوط به تکالیف دفاتر ازدواج و طلاق  با ادارات عمومی و دولتی از جمله شهرداری، دارائی، برق، گاز و آب جهت رفع مشکلات اعضاء و بالعکس جهت اطلاع اعضاء و عنداللزوم چاپ و تکثیر آن‌ها با هماهنگی کمیسیون مربوط

4- شرکت در کمیسیون یا هیئت‌های مربوط اعم از حل اختلاف مالیاتی و ... جهت دفاع از اعضای کانون

5- برگزاری جلسات آموزشی با موضوع تکالیف قانونی اعضا در خصوص موضوعات مبتلا به و مساعدت جهت تنظیم اظهارنامه مالیاتی با هماهنگی کمیسیون آموزش

6- مشاوره دادن به اعضای کانون درخصوص مشکلات مربوط

7- ارئه پیشنهاد به هیئت مدیره جهت تقدیم دادخواست و طرح شکایت در مواقع لزوم

8- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون                                                                                     

9- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

ث) کمیسیون امور اقتصادی و مالی

1- تلاش و کوشش در جهت جذب و بهره­برداری از خدمات و تسهیلات مالی برای اعضاء

2- بررسی، تهیه و ارائه طرح برای بهبود وضعیت اقتصادی اعضاء با هماهنگی کمیسیون طرح و برنامه

3- سعی و تلاش جهت ایجاد شرایط مناسب مالی و اقتصادی برای اعضای کانون در خصوص تهیه واحد مسکونی، محل کار یا وسایل مورد نیاز

4- تهیه گزارش خط مشی اقتصادی کانون با بررسی وضعیت هزینه و درآمد                            

5- تحقیق و بررسی دقیق علمی جهت تعیین تعرفه واقعی ثبت وقایع ازدواج و طلاق و سایر خدمات

6- بررسی و تدوین روش‌های کسب درآمد برای کانون و اعضاء

7- انجام فعالیت‌های اقتصادی و بازرگانی به منظور تقویت بنیه مالی کانون با رعایت قوانین و مقررات مربوطه

8- فراهم نمودن زمینه مناسب جهت ارتقاء سطح معیشتی اعضاء

9- تأسيس، تقويت و گسترش شركت تعاوني و صندوق قرض الحسنه به منظور برخورداري اعضا از تسهيلات بيشتر

10- ایجاد ارتباط موثر با وزارتخانه‌ها، سازمان‌های دولتی و خصوصی و بانک‌ها به منظور جذب تسهیلات برای اعضاء و کانون

11- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون

12- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

ج) کمیسیون حقوقی قضائی

1-جوابگویی به سوالات شرعی، حقوقی و ثبتی اعضاء

2- ارتباط موثر با اداره کل امور اسناد سازمان ثبت جهت صدور، اصلاح یا لغو بخشنامه در مواقع لزوم

3- تهیه و تنظیم راهکارهای لازم جهت رفع مشکلات حقوقی و ثبتی مرتبط

4- تلاش جهت رفع ابهام از موضوعات حقوقی و شرعی مرتبط با ثبت ازدواج و طلاق با توجه به قوانین و مقررات عنداللزوم از طریق استعلام ، استفسار یا استفتاء از مراجع ذیصلاح

5- همکاری با کمیسیون‌های دیگر در خصوص موضوع ارجاعی

6- تهیه پاسخ به سوالات و استعلام‌های تخصصی مراجع قضائی، سازمان‌ها و نهادها

7- تدوین و طبقه‌بندی سوالات حقوقی و ثبتی اعضاء به همراه پاسخ کمیسیون جهت انتشار

8- اظهارنظر فنی در خصوص مقالات ارسالی اعضاء

9- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون

10- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

چ) کمیسیون رفاهی، درمانی و ورزشی

1- انعقاد قرارداد با شرکت‌های مسافرتی، هتل‌ها، مجتمع‌هاي اقامتي جهت استفاده اعضاء و برگزاری تورهای زیارتی و سیاحتی با شرایط مناسب .

2- انعقاد قرارداد با مجموعه‌هاي ورزشي و تفریحی جهت استفاده اعضاء.

3- انعقاد قرارداد با فروشگاه‌ها و شركت‌هاي خدماتي جهت استفاده اعضاء با شرایط مناسب خصوصا نسبت به موضوعاتی که مورد نیاز اعضاء می‌باشد از قبیل لوازم اداری، لوازم التحریر و ... 

4- انعقاد قرارداد با شرکت‌های بیمه جهت استفاده اعضاء باشرایط مناسب  .

 5- انعقاد قرارداد با درمانگاه‌ها و مراکز درمانی جهت استفاده اعضاء با شرایط مناسب .      

6- برگزاري مسابقات ورزشي برای اعضاء در مناسبت‌هاي مذهبي و ملي .

7- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون .

8- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار .

 

ح) کمیسیون طرح و برنامه

1- تحقیق و بررسی‌های لازم جهت تهیه و ارائه طرح‌های اجرائی، اداری، اقتصادی، عمرانی، فرهنگی، رفاهی، آموزشی با هماهنگی کمیسیون‌های مربوط جهت تحقق اهداف کانون و رفع مشکلات موجود و ایجاد راهکارهای جدید در بهبود وضعیت شغلی اعضاء به نحوی که لااقل هر سه ماه یک طرح تهیه و پس از بررسی تمام محاسن و معایب آن به هیئت مدیره ارائه گردد.

2- استفاده از انتقادات و پیشنهادات اعضاء نسبت به کانون و هیئت مدیره در تهیه طرح‌ها و ارائه راهکارهای لازم در خصوص بر طرف شدن اشکالات و ایرادات

3- تهیه و تدوین برنامه جهت اجرای دقیق مصوبات هیئت مدیره

4- تحقیق و بررسی در مفاد اساسنامه و آئین‌نامه اجرائی و ارائه طرح جهت اصلاح و بروز رسانی با هدف افزایش بهره‌وری

5- ارائه طرح جهت چابک‌سازی کانون و ایجاد پست‌های سازمانی جدید

6- ثبت و ضبط کلیه مکاتبات کمیسیون

7- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار

 

خ) کمیسیون مجلس و قانونگذاری

1- تلاش و کوشش و انجام رایزنی‌های لازم و شرکت در جلسات مرکز پژوهش‌های مجلس و کمیسیون‌های تخصصی مجلس شورای اسلامی جهت تصویب طرح مربوط به  ((قانون دفاتر ازدواج و طلاق ))

2- تلاش و کوشش جهت تصویب یا اصلاح قانون در مواردی از امور تخصصی که نیازمند تصویب یا اصلاح  قانون است .

3- انجام کلیه اموری که به هر نحوی با مجلس یا مرکز پژوهش‌ها یا شورای نگهبان مربوط است.

 

د) کمیسیون نظارت، بازرسی و حل اختلاف

1- دعوت از سردفتران متعهد و خوش‌نام و یا افراد مطلع جهت همکاری با واحدبازرسی و حل اختلاف و سعی و تلاش جهت حل اختلاف بین اعضای کانون با ارباب رجوع

2- سرلوحه قرار دادن اولویت رفع اشکال و بر طرف نمودن ایرادات دفاتر ، جمع‌بندی و طبقه‌بندی کلیه قوانین و مقررات و بخشنامه‌های مربوط به حیطه وظایف اعضاء

3- استفاده از تجارب سردفتران و همکاران مجرب جهت انجام وظیفه و نهایت دقت در حفظ اسرار اعضاء

4-  انجام بازرسی و نظارت مستمر بر کار حرفه‌ای اعضای کانون و افرادی که در امور مربوط به دفاتر ازدواج و طلاق دخالت می‌کنند.

5- انجام بازرسی‌های موردی و فوق العاده که حسب مورد توسط رئیس هیئت مدیره ارجاع و برای بررسی و نظارت و یا بازرسی در زمان معین و در همان چهارچوب موضوع ارجاعی ا نجام می‌پذیرد.

6-  انجام بازرسی در زمان اعلام موارد تخلف و نارسائی‌ها و سوء جریانات حسب گزارشات و یا شکایات مردمی و سعی در حل اختلاف پیش آمده

7- موارد بازرسی و نظارت باید بر اساس فرم‌هایی که به تائید هیئت مدیره رسیده است انجام شود.

8- بازرسان موظفند گزارش اقدامات و نتایج بازرسی را در ۳ نسخه که به امضا سردفتر خواهد رسید صورتجلسه نموده به انضمام دلایل و مستندات ظرف مدت یک هفته به کمیسیون ارائه نمایند.

9- مسئول کمیسیون پس از بررسی گزارشات، نتایج حاصله اعم از رفع اختلاف یا گزارش تخلفات را ظرف مدت یک هفته به هیئت مدیره ارسال خواهد نمود.

10- هیئت مدیره عنداللزوم گزارش تخلفات را ظرف مدت یک هفته به ادارات ثبت استان یا مراجع ذیصلاح منعکس خواهد نمود.

11- بازرس یا بازرسان اعزامی موظف هستند پیشنهاد خود را جهت اصلاح مشکل در گزارش قید نمایند.

12- دفعات بازرسی براساس عملکرد دفاتر و میزان شکایات احتمالی قابل افزایش است در هر صورت برای هر دفتر نباید کمتر از یکبار در سال باشد.

14- کلیه سردفتران و کارکنان ذیربط در دفاتر موظفند اسناد و اطلاعات و مدارک مورد نیاز بازرسی را بدون فوت وقت در اختیار بازرس یا بازرسان اعزامی قرارداده و همکاری لازم را بنمایند.

14- احکام بازرس یا بازرسان حسب تقاضای مسئول کمیسیون نظارت و حل اختلاف توسط رئیس هیئت مدیره صادر می‌گردد.

15-  مسئول کمیسیون باید فرم بازرسی را تهیه و جهت تصویب به هیئت مدیره کانون ارسال نماید.

16-  مسئول کمیسیون موظف است ترتیبی اتخاذ نموده تا عملکرد بازرسان تحت نظارت و کنترل قرار گیرد.

17- ثبت و ضیط کلیه مکاتبات و گزارشات کمیسیون

18- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار