۱۳۹۷ دوشنبه ۲۶ آذر

شرح وظايف کمیسیون نظارت، بازرسی و حل اختلاف

شرح وظایف:

کمیسیون نظارت، بازرسی و حل اختلاف

1- دعوت از سردفتران متعهد و خوش‌نام و یا افراد مطلع جهت همکاری با واحدبازرسی و حل اختلاف و سعی و تلاش جهت حل اختلاف بین اعضای کانون با ارباب رجوع

2- سرلوحه قرار دادن اولویت رفع اشکال و بر طرف نمودن ایرادات دفاتر ، جمع‌بندی و طبقه‌بندی کلیه قوانین و مقررات و بخشنامه‌های مربوط به حیطه وظایف اعضاء

3- استفاده از تجارب سردفتران و همکاران مجرب جهت انجام وظیفه و نهایت دقت در حفظ اسرار اعضاء

4-  انجام بازرسی و نظارت مستمر بر کار حرفه‌ای اعضای کانون و افرادی که در امور مربوط به دفاتر ازدواج و طلاق دخالت می‌کنند.

5- انجام بازرسی‌های موردی و فوق العاده که حسب مورد توسط رئیس هیئت مدیره ارجاع و برای بررسی و نظارت و یا بازرسی در زمان معین و در همان چهارچوب موضوع ارجاعی ا نجام می‌پذیرد.

6-  انجام بازرسی در زمان اعلام موارد تخلف و نارسائی‌ها و سوء جریانات حسب گزارشات و یا شکایات مردمی و سعی در حل اختلاف پیش آمده

7- موارد بازرسی و نظارت باید بر اساس فرم‌هایی که به تائید هیئت مدیره رسیده است انجام شود.

8- بازرسان موظفند گزارش اقدامات و نتایج بازرسی را در ۳ نسخه که به امضا سردفتر خواهد رسید صورتجلسه نموده به انضمام دلایل و مستندات ظرف مدت یک هفته به کمیسیون ارائه نمایند.

9- مسئول کمیسیون پس از بررسی گزارشات، نتایج حاصله اعم از رفع اختلاف یا گزارش تخلفات را ظرف مدت یک هفته به هیئت مدیره ارسال خواهد نمود.

10- هیئت مدیره عنداللزوم گزارش تخلفات را ظرف مدت یک هفته به ادارات ثبت استان یا مراجع ذیصلاح منعکس خواهد نمود.

11- بازرس یا بازرسان اعزامی موظف هستند پیشنهاد خود را جهت اصلاح مشکل در گزارش قید نمایند.

12- دفعات بازرسی براساس عملکرد دفاتر و میزان شکایات احتمالی قابل افزایش است در هر صورت برای هر دفتر نباید کمتر از یکبار در سال باشد.

14- کلیه سردفتران و کارکنان ذیربط در دفاتر موظفند اسناد و اطلاعات و مدارک مورد نیاز بازرسی را بدون فوت وقت در اختیار بازرس یا بازرسان اعزامی قرارداده و همکاری لازم را بنمایند.

14- احکام بازرس یا بازرسان حسب تقاضای مسئول کمیسیون نظارت و حل اختلاف توسط رئیس هیئت مدیره صادر می‌گردد.

15-  مسئول کمیسیون باید فرم بازرسی را تهیه و جهت تصویب به هیئت مدیره کانون ارسال نماید.

16-  مسئول کمیسیون موظف است ترتیبی اتخاذ نموده تا عملکرد بازرسان تحت نظارت و کنترل قرار گیرد.

17- ثبت و ضیط کلیه مکاتبات و گزارشات کمیسیون

18- ارائه گزارش از عملکرد کمیسیون به هیئت مدیره هر شش ماه یک بار